会計処理を行うタイミング

会計処理をどのタイミングでやるか人によって違います。領収書やレシートをもらったらすぐに会計処理をやるか、あるいはある程度領収書やレシートが溜まったらまとめて会計処理を一気にするか考え方はいろいろありますが、どちらでやったほうが効率的なのかまとめてみました。

領収書やレシートをもらったらすぐに会計処理

都度領収書・レシートをもらった段階で処理すると思い出す時間がかかりません。毎回処理するたびに何につかったものだっけ？とかプライベートか事業で使ったのかなど判断するのに時間がかかります。少ない件数ならまだしも結構な枚数になりますとそれなりに時間を費やしてしまいます。

また、日々の業務の一環として少しずつ計上作業を行うことで、作業負担が分散されます。一度に大量のレシートを処理しようとすると時間がかかり、集中力が切れたり、疲労感を感じる可能性がありますが、毎回少しずつ処理すればその負担を軽減できます。特に、日々のルーティンワークとして取り組むことで、心理的負担も小さくなります。レシートが溜まってくると入力しないととプレッシャーに感じることもあるでしょう。

さらに、日々コツコツと計上することで、現時点の収支の状況や予算消化状況をリアルタイムで把握できます。これは、経営管理や意思決定にとって非常に重要です。たとえば、特定のプロジェクトに割り当てた予算がどの程度消化されているのかを確認し、必要に応じて支出を抑えたり、追加予算を検討したりすることが容易になります。

領収書やレシートがある程度溜まったらまとめて会計処理

一定量のレシートをまとめて処理することで、同種の作業を一度に集中的に行うことができます。これにより、作業の切り替えによる時間的ロスが減り、全体の効率が向上します。ちょっとずついろいろな仕事をしていますと仕事の切り替え時に結構時間がかかります。どういう処理をしていたかを確認したりシステムが異なればそのシステムを起動させたりIDPASSを入力、資料を再確認など意外に時間がとられます。
それに比べるとレシートを1枚ずつ計上するたびにシステムを開く手間が省けるため、まとめて行う方が時間を短縮できる場合があります。

領収書・レシートの計上作業を日々行う場合、他の業務との間で中断が頻繁に発生してしまうことにより業務効率が低下することもありますが、ある程度まとめて処理する方法を採用すれば、日々の業務に集中しやすくなります。

また、これは日々入力する人とは逆の視点になりますが、日々こまめに作業を行うことが苦手な人にとっては、毎日レシートを処理するのがストレスになることもあります。一方、まとめて計上する方法を採用すれば、「必要なときにだけ集中して作業する」というスタイルで心理的な負担を軽減できます。特に、日々の業務が多忙であれば、このメリットはさらに大きくなります。

どちらのほうがメリットあるか

では、どちらのほうがメリットあるかというと、経営者側の視点にたてば、リアルタイムでの収支状況の把握が必要な場合や、日々の正確な記録が重要な場合は「すぐに計上」する方法が向いています。一方業務が多忙な担当者にとっては、まとめて処理のほうがやりやすいかもしれません。

どちらもメリットがあるのですが、毎日計上するまでは無いにしても、月次ぐらいではその月の領収書・レシートなどは入力しておいたほうがよいでしょう。この確定申告の時期で1年分の会計処理を入力しておらず入力を依頼されるお客様がいらっしゃいます。もちろんこちらとしては入力するのも含めて依頼があれば対応はしますが、月々の収支の数字を確認しておかないとどう意思決定すればよいかの判断材料が乏しい気がします。やはり数字による実績・予算との対比でどういう業務に特化していうかなど決めていく必要がありますので、私としては毎日少しずつでも作業をしていたほうがメリットはあるのではと考えています。月次で決算ができれば予算対比であとどれぐらいの経費が使えるのかなども判断できますし。