書類を電子化するには、紙を電子データにしないといけません。一般的には複合機のスキャン機能で読み取ってPCに送りますが、私の自宅兼事務所には複合機がありません。
複合機をレンタルするには金額が高すぎです。営業受けましたが、とても数十万円もかけて導入することはできません。場所もとりますし。。。複合機ということは当然コピー機能も付いていますが、紙での保存をしないとしているのでいらない機能です。FAXも使いません。
できるだけコストをかけないようにするには、手元にあるものでPDFを取るしかありません。
iPhoneの写真からPDFにする
一番簡単なのがiPhoneで写真を取ってそこからPDFにする方法です。やり方はとっても簡単。
- ［写真］アプリを開きます。
- PDF化したい写真のあるアルバムを開き、［選択］をタップします。
- PDF化する写真を選択し、［共有］をタップします。
- ［プリント］をタップします。
- 画像を拡大（ピンチアウト）します。
- 写真がPDF化されます。
私の場合は、PDF化したのもをAirDropで自分のMacに送って保存します。
出来栄えは綺麗ですし、全く問題ありません。複数枚を1ファイルにすることもできます。
自宅の家庭用プリンターを使う
少ない枚数であれが自宅プリンターからスキャンしてPDF化することもできます。スマホからもアプリを入れれば取れますし、PCからも可能です。
こちらもたまに使っています。しかし、プリンターの性能が悪いのかあまり綺麗に取ることができません。あとプリンターの場所が固定されてしまっているので、仕事場所との距離がありプリンターに対象の紙を持っていくのが面倒です。
コンビニでスキャンする
こちらも使用したことがあります。コンビニに設置してあるマルチコピー機からもスキャンしてPDFにすることができます。USBメモリーを持っていってスキャンしたデータを保存します。
マルチコピー機は性能も良いですから綺麗にスキャンすることができます。
ネックなのは金額。2024年7月現在では1枚当たり30円かかります。何枚もスキャンするとなるとそれなりに金額がかかります。
まとめ
今回は複合機なしで紙ファイルをPDF化する方法について書きました。今のところiPhoneからのPDF化が一番良いと考えております。今後枚数が増えてきたら、スキャン専用の機械を買うかもしれませんが、複合機はまず置かないと思います。事務所拡大で事務所とか借りることになったら取り入れるかもしれませんが。。。とりあえずは身の丈にあった方法で作業していきたいと思います。
スリーグッドシングス
- 資産税について本格的に学ぶことができている
- ドキュワークスを使った。意外に使いやすい
- お昼をご馳走になった。
